Sejak pandemi virus corona mulai merebak, media lebih banyak memusatkan perhatian dan upaya untuk melakukan liputan, mengungkap disinformasi, melacak, dan mengolah data. Mereka mengerahkan semua upaya untuk memenuhi kebutuhan dan kepentingan publik.
Namun, risiko tentang keberlangsungan hidup media jangka panjang yang kian hari kian membesar dengan segera disadari. Harlan Mandel, CEO Media Development Investment Fund (MDIF) telah membeberkan tiga strategi untuk menghadapi krisis yang muncul terkait keberlanjutan yaitu kumpulkan kas, fokus pada konten, dan menjaga tim. Tulisan selengkapnya bisa dilihat disini.
Pertanyaan yang muncul dari kalangan media-media kecil biasanya adalah apa yang harus dilakukan? Apa yang harus dibelanjakan, apa yang harus ditabung? Kapan saatnya membuat keputusan-keputusan sulit? Ini memang pertanyaan-pertanyaan sulit yang muncul dalam webinar GIJN tentang strategi untuk selamat secara keuangan, yang saya hadiri bersama dengan konsultan penggalangan dana yang telah berpengalaman Bridget Gallagher dan Alan Soon pendiri startup media Splice Media.
Jawaban-jawaban untuk pertanyaan ini memang unik dan berbeda-beda untuk setiap kondisi pasar dan media. Saya ingin mengajak Anda mendalaminya melalui sebuah struktur arus kas (cash flow) sederhana dan mengangkat beberapa hal untuk dipertimbangkan sebelum membuat keputusan-keputusan penting.
Misi dan Budaya
Seperti upaya perencanaan bisnis lainnya, media harus diawali dengan misi dan budaya. Media nonprofit harus memiliki kesamaan visi dengan dewan pengawas dan tim mereka tentang bagaimana cara mengatasi krisis. Bagaimana organisasi akan mendukung staf, komunikasi dengan badan pengawas dan donor, menangani vendor serta penerima manfaat? Apa saja yang menjadi pertimbangan dalam pengambilan keputusan demi keberlangsungan lembaga jangka panjang versus produktivitas seseorang dalam tim? Kadang-kadang bisa jadi akan lebih efektif untuk menyatukan sebuah program atau sebuah organisasi dan sumber daya dengan lembaga lain yang lebih besar agar bisa tetap bisa menjalankan misi melakukan liputan.
Pengelolaan Arus Kas
Kebanyakan media sudah paham dengan laporan rugi laba dan neraca. Namun, dalam situasi saat ini, laporan arus kas akan banyak membantu dalam mengidentifikasi keputusan untuk keberlanjutan organisasi. Untuk membangun pertimbangan perencanaan, kita akan melakukannya dengan bantuan laporan arus kas bulanan yang disederhanakan.
Laporan ini dimulai dengan nilai dana kas yang tersedia, ditambah dengan penerimaan dari operasional kemudian dikurangi dengan pengeluaran untuk memperoleh nilai kas pada akhir bulan. Untuk kebanyakan media nirlaba, pendapatan dari dana hibah menciptakan kas di bank yang secara bertahap diserap untuk kegiatan selama periode program hibah berjalan. Pendapatan kas dari kegiatan operasi komersial akan menambah persediaan kas. Tujuan dari penghitungan di bawah ini adalah untuk melihat bagaimana angka-angka ini berubah setiap bulan selama pandemi dan keputusan apa yang harus diambil untuk memperpanjang waktu sebelum kas itu berkurang dan habis.
Laporan Arus Kas Bulanan yang Disederhanakan
| Rupiah dalam 000 | Bulan 1 | Bulan 2 | Bulan 3 | Bulan 4 | Bulan5 | Bulan 6 | Bulan 7 | Bulan 8 | Bulan 9 |
| Kegiatan Utama | |||||||||
| Total Kas (Awal bulan) | |||||||||
| + pendapatan hibah | |||||||||
| + Pendapatan iklan | |||||||||
| + Pendapatan langganan | |||||||||
| + Pendapatan servis | |||||||||
| Biaya | |||||||||
| – Gaji | |||||||||
| – Sewa | |||||||||
| – Pengeluaran tetap lainnya | |||||||||
| – Pengeluaran tidak tetap lainnya | |||||||||
| Total kas (Akhir bulan) |
- Kas tersedia
Terutama untuk media yang bergantung pada dana hibah, dana kas yang tersedia ini adalah yang paling tidak akan terserap dari kas hibah. Hibah dibagi dalam dua tipe hibah operasional dan hibah untuk proyek khusus, biasanya diperuntukkan hanya untuk kegiatan tertentu. Untuk perencanaan penggunaan kas, apakah dana hibah ini bisa diubah penggunaannya? Adakah batasan/larangan tertentu? Banyak donor sudah mengangkat batasan itu. Tapi lebih baik diperjelas. Jika memang ada larangan, perhatikan nilai kas yang tidak bisa dialih gunakan itu dan biaya-biaya terkait. Sisihkanlah.
- Pendapatan dana hibah
Sudahkah menghubungi donor-donor utama untuk membicarakan situasi saat ini, mendapatkan informasi tentang bagaimana dukungan mereka terhadap media dalam masa pandemi virus corona ini? Adakah dana hibah yang masih bisa diubah peruntukannya? Selain itu mintalah informasi tentang dana darurat apa yang tersedia dan bisa digunakan? Jika dana hibah untuk mendukung operasional organisasi berjalan untuk periode waktu tertentu Anda perlu mengkonfirmasi jadwal itu. Jika pembayaran-pembayaran dari donor berdasarkan jadwal ‘laporan dan monitoring’ perlu ditanyakan adakah ketentuan khusus untuk membuat laporan yang lebih sederhana. Jangan sampai terjadi penundaan penerimaan dana hibah karena terhambat persyaratan laporan.
- Iklan
Pendapatan iklan terbagi dua hal dari penjualan iklan langsung maupun dari jaringan seperti Google AdSense. Keduanya membutuhkan pertimbangan perencanaan yang berbeda.
Penjualan iklan: biasanya pengiklan atau agensi akan membayar dalam waktu 90 hari. Jadi Anda akan punya piutang dari iklan yang sudah diterbitkan atau disiarkan, tapi pembayarannya belum diterima. Bersiaplah bahwa para pengiklan mungkin juga ingin menyimpan kasnya jadi mereka akan menunda pembayaran. Akhirnya ini akan berdampak juga terhadap para agensi yang menunda pembayaran ke media Anda.
Dengan runtuhnya permintaan iklan secara global, yang paling baik bisa dilakukan tim iklan adalah mengejar invoices dan pembayaran. Beberapa teknik antara lain:
- Diskon untuk pembayaran awal: Berikan insentif kepada para pengiklan atau agensi jika mereka mau membayar lebih awal.
- Pembebasan biaya: Tawarkan adanya pembebasan biaya untuk iklan tambahan atau servis lainnya jika pengiklan mau membayar tepat waktu.
- Pendekatan bersama: Kadang-kadang para agensi tersandera oleh klien mereka yaitu para pengiklan. Tim sales bisa bekerjasama dengan agensi untuk mendekati pengiklan tersebut. Kebanyakan pengiklan memperlambat pembayaran dengan tidak terlalu memikirkan dampaknya terhadap agensi atau media. Jelaskan dampaknya agar mereka paham.
Iklan Jaringan (Ad Network) : Kebanyakan media, terutama yang kecil memulai iklan jaringan dari Google Ads, YouTube dan Facebook. Platform-platform ini biasanya membayar 30 hari setelah sebuah iklan berjalan. Berapa pendapatan iklan ditampilkan pada dashboard dan akan terus bertambah hingga mencapai ambang batas tertentu dan kemudian jaringan iklan membayar ke rekening bank yang terdaftar.
- Dapatkan uangnya : Banyak media kecil memperlakukan pendapatan dashboard ini sebagai tabungan untuk mengumpulkan kas. Jika Anda melakukan ini sekarang waktunya untuk menguangkan kas dari rekening bank Anda.
- Solusi pengalihan (workarounds) : Sejumlah media yang menggunakan ikan jaringan pada ‘pasar nonjaringan’ akhirnya membuahkan solusi _ buatlah sehingga hasil iklan jaringan (Ad Network) bisa dibukukan pada rekening untuk menampung pendapatan iklan biasa. Sekali lagi, lakukan apapun yang bisa untuk untuk memperoleh pendapatan kas di rekening bank Anda.
Iklan lainnya: Untuk semua upaya ini, media akan perlu menyeimbangkan antara waktu yang dibutuhkan untuk eksekusi, peluang kas yang diharapkan, dan komitmen kepada staf penjualan (sales). Mengejar invoice pengiklan butuh waktu lama dan kadang-kadang membuat patah semangat. Utamakanlah invoice yang belum dibayar berdasarkan besaran nilainya, kepentingan pengiklan atau agensi dan kemampuan menagih. Anda perlu menyeimbangkan waktu kerja staf dengan penghasilan yang akan didapat dan waktu serta biaya yang dibutuhkan untuk mengejar pembayaran tagihan.
Pertimbangan akhir bagi media kecil adalah komitmen mereka terhadap para staf sales. Sebagian besar analis melihat penurunan tajam dalam ikan terjadi karena semua orang harus berada di dalam rumah. Konsumsi menurun, penjualan iklan mengering, tetapi biaya staf penjualan tetaplah sama. Sampai titik mana media Anda akan mampu menanggung ketidakcocokan antara biaya dan pendapatan ini?
|
Tips Pencarian Dana Masa Covid 19
|
- Keanggotaan/Pendapatan Berlangganan
Selama krisis ini banyak media dengan program berlangganan telah membuka sebagian atau seluruh kontennya untuk memberikan akses gratis untuk semua artikel atau hanya konten terkait wabah Corona.
Kebanyakan media dengan program keanggotaan (membership) telah memperkuat kembali hubungan dengan para anggota untuk mencari dukungan dalam meningkatkan pembuatan laporan mereka. Selama masa awal pandemi, banyak media mengalami peningkatan pendapatan keanggotaan. Audiens ingin memberikan dukungan mereka bahkan sebelum ada pesan keanggotaan yang diumumkan oleh media. Tapi waspadalah karena permintaan donasi dari kegiatan amal maupun bisnis mikro lainnya juga mulai bermunculan, ini akan membuat pendapatan keanggotaan dan sumbangan audiens menjadi berkurang.
Keanggotaan: Krisis virus Corona mungkin telah mendorong peningkatan pendaftaran dan iuran keanggotaan. Kalau Anda memiliki sistem keanggotaan yang bertingkat mulai dengan pendaftaran gratis hingga pembayaran makin mahal untuk tingkat keanggotaan yang semakin tinggi, sekarang waktunya meningkatkan komunikasi untuk mengubah pelanggan yang mendaftar menjadi anggota. Selama krisis, upaya yang paling penting dilakukan adalah komunikasi. Membangun komunikasi yang erat, jelas dan rutin akan membantu memelihara dan mengembangkan keanggotaan yang sudah ada, mengubah pembaca yang terdaftar untuk mulai membayar dan akhirnya meningkatkan pendapatan secara keseluruhan.
Berlangganan: Menjaga keseimbangan antara memelihara pelanggan yang membayar dan membuka akses tak terbayar untuk konten media Anda membutuhkan keputusan yang detail bergantung pada aturan setempat dan ketentuan layanan Anda. Biasanya saat semua akses konten dibuka gratis, pelanggan lama akan otomatis berhak untuk memperpanjang masa keanggotaan selama periode konten dibuka gratis. Beberapa pilihan yang bisa dipertimbangkan:
- Akses gratis untuk liputan Corona: Ini harus disesuaikan dengan periode berlangganan pelanggan lama, maka saat masa pembaruan waktu berlangganan terjadi jadwal masuknya kas akan tetap terjaga.
- Mengubah pelanggan menjadi anggota: Ketika semua konten bisa diakses gratis, Anda harus berkomunikasi dengan para pelanggan tentang perubahan ini dan meminta mereka memberikan donasi masa berlangganan selama masa krisis. Ini akan membuat media Anda bisa menjaga agar jadwal perpanjangan masa berlangganan sejalan dengan perencanaan pendapatan kas yang diharapkan.
- Pendapatan layanan
Pendapatan dari layanan seperti pelatihan, riset dan analisa data secara keuangan mirip dengan penjualan iklan. Kebanyakan media kecil memberikan layanan dengan pembayaran setelah kegiatan dilakukan, seperti iklan. Atau dengan uang muka sebelum layanan dilakukan.
Untuk layanan yang dibayar setelah kegiatan dilakukan dan pembayaran masih belum tertagih, bisa ditahan untuk layanan lain berikutnya. Untuk layanan yang dibayar di depan dengan uang muka, jika layanan masih bisa dilakukan maka masalahnya sama akan ditagihkan belakangan. Jika layanan sudah tidak lagi penting bagi misi organisasi Anda, maka mengembalikan uang segera akan membantu pembeli layanan yang sudah pasti juga mengalami masalah arus kas yang sama.
- Biaya
Kebanyakan media nirlaba, biaya utama adalah gaji dan komisi bagi pekerja tidak tetap. Kebanyakan biaya lainnya kecil saja dan bisa ditunda. Biaya tidak tetap – seperti web hosting atau biaya perjalanan untuk liputan _ harus dikelola secara cermat untuk menghemat kas tanpa menganggap remeh misi liputan. Contohnya, beberapa media dengan wilayah laporan yang luas untuk sementara harus meniadakan sistem penggantian biaya transport liputan, tujuannya juga agar reporter tetap bekerja dari rumah.
Banyak pengambilan keputusan tentang biaya membutuhkan prioritas perusahaan tentang ongkos apa yang akan dibayar, pada tingkatan mana dan kapan. Beberapa layanan seperti web hosting dan gaji staf tentu saja penting untuk operasional, tetapi beberapa seperti persediaan kebutuhan kantor bisa ditunda. Anda juga bisa memprioritaskan vendor mana yang akan dibayar terlebih dulu. Beberapa perusahaan membayar vendor kecil lebih dulu dibanding bisnis besar seperti perusahaan telepon dan listrik. Memberlakukan prioritas pembiayaan akan membuat pengambil keputusan meninjau satu per satu kebutuhan biaya. Waspadalah mungkin Anda membayar kebutuhan-kebutuhan besar dengan sistem otomatis melalui kartu kredit atau transfer bank. Kalau biaya itu besar mungkin Anda ingin mempertimbangkan kembali ke sistem manual. Ini memungkinkan Anda punya opsi untuk membayar belakangan, membayar sebagian atau menunda pembayaran.
Gaji dan komisi freelancer: Seiring dengan semakin ketatnya kas dan sumber daya, organisasi media Anda harus membuat keputusan tentang gaji staf dan komisi untuk pekerja tidak tetap atau freelancer. Media nirlaba dengan dana besar mungkin tidak merasakan tekanan akibat krisis pada awalnya. Sementara media berorientasi profit dengan ketergantungan besar pada pendapatan iklan telah langsung merasakan adanya tekanan ini. Koran-koran di AS dan Australia telah merumahkan karyawan (memberikan cuti tanpa gaji), pemotongan gaji para eksekutif BuzzFeed juga telah diumumkan, dan setidaknya ada dua kasus di Australia tentang koran komunitas yang mengumumkan penghentian operasi mereka.
Banyak media nonprofit kecil sangat mengandalkan pada freelancer, kontributor dan trainer. Para pekerja independen ini menjadi sangat rentan terhadap persoalan pendapatan personal mereka. Anda harus membuat perencanaan bagaimana memberikan kompensasi secepat mungkin kepada mereka setelah memberikan training atau konten. Bagaimana Anda mengelola para pekerja tetap versus para kontributor freelance akan membuat masalah jangka panjang terkait dengan makin seretnya kas sepanjang pandemi yang berkepanjangan. Bagaimana Anda mengatasi masalah kas dan mendukung tim Anda _ baik karyawan tetap maupun pekerja freelance _ akan menentukan apakah media Anda akan tetap bertahan.
Situasinya memang suram dan pandemi Corona hanya benar-benar berdampak pada beberapa lusin negara dan kawasan. Para ahli meramalkan krisis akan berjalan berbulan-bulan. Perhatikan dengan seksama sumber daya Anda _ kas dan sumber daya manusia_ dan tentukan bagaimana Anda akan mengatasinya dengan tetap menjalankan misi akan menentukan ketahanan jangka panjang organisasi Anda. Laporan arus kas akan membantu Anda menentukan jika akan terjadi masalah _ dan kapan masalah itu akan terjadi. Seperti aturan di dalam lingkungan bisnis: jika ragu, berhemat dulu, tunda pengeluaran.
Ross Settles adalah seorang adjunct profesor yang mendalami inovasi media dan kewirausahaan pada Journalism and Media Studies Centre Hong Kong University. Memiliki pengalaman selama hampir tiga dekade bekerja dalam strategi marketing dan pengembangan produksi untuk media di AS, Asia Timur dan Amerika Latin.
Tulisan ini pertama kali dipublikasikan oleh Global Investigative Journalism Network (GIJN) dan ditajuki Managing in the Virus Year: Planning Considerations for Small, Independent Media. Penyebarluasan tulisan ini berada di bawah lisensi Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International.
Alih bahasa ini disponsori oleh dana hibah dari Google News Initiative. Untuk menerbitkan ulang tulisan ini, Anda bisa menghubungi [email protected].
