Manajemen Proyek: Jurnalisme Kolaboratif

Semua dimulai oleh Associated Press, sebuah agensi berita nirlaba yang didirikan oleh enam surat kabar Amerika pada pertengahan abad 19. Kolaborasi ini memungkinkan para anggotanya berbagi konten, yang terkadang bertentangan dengan sifat eksklusif dalam industri jurnalisme. Beralih ke masa kini, kemajuan teknologi dan internet telah mempermudah para reporter di seluruh dunia untuk bekerja sama. Melalui kemitraan semacam ini, organisasi-organisasi mampu mempertahankan eksklusivitas geografis ketika meliput kisah-kisah domestik dengan suatu perspektif internasional atau mengatasi masalah-masalah lintas-wilayah. Semua pihak yang terlibat diuntungkan. Saat ini, kita sudah punya sejarah panjang jurnalisme kolaboratif.

Peran manajemen proyek 

Selain aspek-aspek jurnalistik substantif dalam investigasi kolaboratif, ada sebuah rangkaian utuh pekerjaan. Hal itu melibatkan organisasi, perencanaan, koordinasi, manajemen tim dan pemangku kepentingan, penganggaran, serta mitigasi risiko yang harus dilakukan oleh manajer proyek. Proyek-proyek ini sering kali melibatkan banyak anggota tim dengan keahlian berbeda untuk bekerja sama. Budaya dan karakter mereka bisa bertentangan dan memunculkan konflik. Untuk melakukan sebuah investigasi yang sukses dan memenuhi tenggat, dibutuhkan suatu perencanaan. Anggaran juga harus disusun selama perencanaan berlangsung, jika diperlukan.

Dalam jurnalisme, biasanya fokus tertuju pada investigasi dan hasilnya: proses investigasi atau publikasi liputan dan dampak publikasi ini. Namun, meraih tujuan dan hasil yang bagus tidak hanya ditentukan oleh pekerjaan para jurnalis. Peran tambahan di dalam tim juga sangat penting. Contohnya, sebuah organisasi mungkin memiliki fotografer, editor, editor media sosial, tim pemasaran, tim promosi, dan manajer dampak. Sebuah tim investigatif kolaboratif, besar atau kecil, mungkin berbagi peran ini atau mempekerjakan pekerja lepas, tetapi tugas-tugas non-investigatif yang paling penting adalah tugas-tugas manajer proyek. Jika tidak ada yang mengelola proyek, tujuan-tujuan tidak akan tercapai.

Namun, sifat industri berita membuat kita sulit merencanakan jauh sebelum investigasi. Selain itu, menurut Robin Kwong dari The Wall Street Journal, anggaran sering kali terbatas, dan hanya sedikit reporter serta editor yang pernah menerima pelatihan manajemen proyek yang terstruktur. Kwong menulis sebuah panduan tentang topik ini yang dipublikasikan tahun lalu oleh Association for Project Management untuk merespons hal tersebut. 

Manajer proyek

Seorang manajer proyek berperan memastikan tim, investigasi, dan kemajuan investigasi terus berjalan sesuai kesepakatan dan perencanaan. Manajer proyek tidak perlu terlalu mengatur tugas tim, tetapi memfasilitasi penyelarasan dan kesepakatan anggota tim. Ia ada untuk memastikan bahwa kesepakatan-kesepakatan didokumentasikan dan dijadikan sebagai landasan penyusunan perencanaan serta eksekusinya.

Manajer proyek membantu tim untuk mengikuti panduan-panduan yang telah mereka sepakati selama proyek berlangsung: proses-proses yang harus diikuti untuk sampai ke publikasi akhir. Manajer proyek memandu tim melewati masa-masa sulit dan konflik serta memastikan bahwa tim merayakan keberhasilan. Singkatnya, manajer proyek adalah penjaga tim, mendukung para anggota tim dan proyeknya sendiri.

Bukannya memaksakan suatu arahan, manajer proyek mesti jadi pemimpin yang memandu tim mengatasi tantangan-tantangan dalam jurnalisme investigatif. Kepemimpinan, berdasarkan peran ini, sebagian besar berbentuk pemberian kebebasan kepada tim di dalam kerangka kerja yang telah mereka susun sendiri. Tim harus memiliki keyakinan kepada manajer proyek sehingga ia bisa memberikan mandat dan menjadi pemimpin yang mereka butuhkan.

Pemegang peran manajer harus memiliki beberapa keahlian spesifik yang biasanya tidak diajarkan di sekolah jurnalisme. Kesabaran juga dibutuhkan. Sebagai manajer proyek yang mengerjakan proyek-proyek jurnalisme investigatif, sangat penting untuk memahami dasar-dasar reportase investigatif, bagaimana prosesnya berjalan, dan jenis-jenis tantangan yang mungkin muncul. Pada akhirnya, nama manajer proyek biasanya tidak tercantum dalam publikasi. Penting untuk diketahui bahwa ego dan sifat haus ketenaran bersifat kontraproduktif dalam peran ini.

Keahlian-keahlian yang dibutuhkan untuk menjadi seorang manajer proyek:

• Praktis, melek teknologi, dan terorganisasi dengan baik: manajer proyek adalah seseorang yang mengetahui cara menjaga 50 piring tetap berada di udara secara bersamaan dan masih bisa tersenyum.
• Pembangun konsensus, diplomat, sekaligus anjing penjaga: manajer proyek harus memastikan bahwa tim sepakat dalam berbagai tahap (lihat MOU) dan tetap menjaga kesepakatan tersebut. Meski demikian, ia tetap bisa menyadari dan mendiskusikan perubahan-perubahan jika perlu. Manajer adalah sosok gabungan dari mediator dan guru sekolah.
• Fasilitator, mediator, dan penerjemah: manajer proyek adalah laba-laba yang membangun jaringnya, menerjemahkan kebutuhan tim, proyek, dan terkadang anggota-anggota secara individual (rapat, kabar terbaru, peralatan, dll.). Berhati-hatilah untuk tidak menjadi seorang sekretaris, jadilah seorang pemimpin.
• Mengatur anggota-anggota yang kemungkinan besar sulit dikendalikan sekaligus memiliki sudut pandang menyeluruh: manajer proyek boleh memiliki hubungan pribadi dengan para anggota tim, tetapi harus berfokus kepada proyek yang dijalankan. Jadilah mercusuar bagi tim.
• Ahli strategi, manajer bagi para pemangku kepentingan, dan ahli berjejaring: manajer proyek memastikan bahwa riset dan tim direpresentasikan dengan baik kepada para penyandang dana utama, ruang-ruang berita, dan pihak-pihak luar (saintis, politisi, orang-orang berpengaruh) yang bisa membantu meraih tujuan tim.

Tak perlu terlalu kaku

Satu hal yang terus didiskusikan dalam jurnalisme kolaboratif adalah apakah peran manajer proyek harus digabungkan dengan peran lain atau tidak. Ketika digabung, risiko konflik kepentingan bisa muncul. Sebagai contoh, kapan orang yang memegang peran ganda tersebut bicara sebagai seorang jurnalis investigatif dan kapan dia bicara sebagai manajer proyek dengan suatu tinjauan menyeluruh terhadap kepentingan seluruh anggota tim dan proyek?

Nama peran ini pun terus didiskusikan. Selama ini, istilah “proyek” dan “manajemen” tidak terlalu bisa diterima dalam lingkungan jurnalistik. Pasalnya, istilah-istilah tersebut berhubungan dengan bisnis dan peran-peran korporasi. Para jurnalis sepertinya lebih nyaman dengan istilah “koordinator editorial”, “petugas kolaborasi”, atau “produser” (televisi). Namun, makna maupun konten proyek dan manajemen menjadi semakin familier. Walhasil, istilah manajer proyek dan penggunaan istilah proyek, lebih bisa diterima saat ini. Manajer kolaboratif juga bisa menggantikan istilah manajer proyek.

Penerapan peran manajer proyek bisa fleksibel, dari hanya beberapa jam per minggu hingga penuh waktu; dimulai sejak awal atau ketika perencanaan proyek berlangsung. Hal itu tergantung kepada kebutuhan tim dan proses investigasi agar hasil-hasil terbaik bisa diraih. Terkadang, sebuah tim menyadari bahwa mereka membutuhkan seorang manajer proyek setelah memulai investigasi mereka. Dalam beberapa kasus ada sebuah struktur yang digunakan saat bekerja dengan organisasi-organisasi investigatif seperti OCCRP atau ICIJ. Jadi, tidak perlu terlalu kaku mengenai kapan, bagaimana, dan apakah seorang manajer proyek harus aktif dalam sebuah tim investigasi. Satu hal yang perlu digarisbawahi adalah semakin banyak pelaku investigasi kolaboratif yang menyatakan bahwa memiliki seorang manajer proyek merupakan hal yang sangat berharga bagi tim.

Proyek-proyek kolaboratif

Dalam dunia bisnis, sebuah proyek biasanya didefinisikan sebagai suatu upaya sementara dengan tujuan memproduksi sebuah produk, servis, atau hasil yang unik. Dalam jurnalisme, definisinya tak jauh berbeda. Proyek dibatasi oleh waktu, bukan bagian dari proses bisnis reguler ruang berita, memiliki tanggal mulai dan akhir, serta anggaran yang telah disusun. Sebuah proyek diinisiasi untuk mencapai tujuan spesifik di luar lingkup operasi bisnis sehari-hari. Artinya, tim proyek mungkin melibatkan orang-orang yang biasanya tidak bekerja bersama dan membutuhkan sumber daya yang berada di luar lingkup operasi sehari-hari. Sebuah proyek bukan sesuatu yang rutin.

Sebuah proyek meliputi:

• Batasan waktu; tanggal mulai dan akhir;
• Pekerjaan yang bukan bagian bisnis sehari-hari dalam sebuah ruang berita;
• Anggota-anggota tim spesifik yang bekerja sama (yang mungkin biasanya tidak bekerja bersama);
• Dana atau anggaran spesifik;
• Tujuan-tujuan spesifik atau suatu hasil akhir yang unik.

Jurnalisme lintas-wilayah adalah sebuah bentuk spesifik proyek yang sangat dikenal saat ini. Namun, ada banyak sekali jenis kolaborasi. Beberapa kolaborasi terjadi hanya antara para pekerja lepas, hanya antara ruang-ruang berita, atau kombinasi di antara keduanya.

Tip dan trik untuk mengelola tugas-tugas manajemen proyek:

• Di dalam tim kecil (dua hingga sembilan orang), kita mungkin tidak ingin menambahkan seorang manajer proyek. Namun, jagalah agar tim tetap mampu bergerak cepat dan cerdas. Apakah ada anggota tim yang bersedia dan mampu melakukan tugas-tugas ini? Sadarilah bahwa memberikan dua peran kepada satu orang bisa berisiko dan diskusikan dengan tim bagaimana memitigasinya. Seorang mentor dalam manajemen proyek yang dibayar berdasarkan skema tertentu juga bisa memberikan dukungan terhadap proyek, atau seseorang dari salah satu ruang berita yang berkolaborasi mungkin bisa melakukannya.
• Apakah lebih baik dan lebih efisien (tanpa memikirkan besar kecilnya tim) untuk menambahkan seorang manajer proyek? Apa saja tugas-tugasnya dan berapa jam per minggu atau bulan orang ini harus hadir? Masukkan jam kerja dan biayanya ke dalam perencanaan anggaran.
• Diskusikan tugas, peran di dalam tim, dan ekspektasi para anggota tim terhadap manajer proyek. Diskusikan tentang apa yang dibutuhkan tim dari manajer proyek (pengingat, telepon pribadi, perencanaan mendetail, dll.) agar kerja tim maksimal.

Bagaimana menemukan jurnalis yang bisa diajak berkolaborasi:

• Bicaralah kepada orang-orang yang telah menjadi bagian kolaboratif dalam peran manajemen proyek. Temukan mereka di Hostwriter, LinkedIn, The Collaborative Managers Group (Jaringan Pendukung teman sejawat di LinkedIn), Arena Journalism, Journalismfund atau jaringan-jaringan jurnalisme The Directory of European .
• Bacalah buletin mingguan penulis di LinkedIn tentang manajemen proyek dalam jurnalisme investigatif
• How to team up dari N-ost
• Cek daftar ini: 12 komunitas untuk jurnalis yang harus Anda ketahui atau daftar ini 15 komunitas untuk jurnalis yang harus Anda ketahui (dua daftar tersebut tidak sama)
• Dan cek juga database Jurnalisme Kolaboratif GIJN 

Bacaan lebih lanjut tentang peran manajer proyek dalam jurnalisme investigatif:

• Project-Manager-Playbook-FALL2021 (collaborativejournalism.org)
• Kiat untuk memandu tim-tim jurnalisme lintas-wilayah (IJNET.org)
• Proyek-proyek jurnalisme investigatif adalah sebuah proses yang rumit. Dalam bukunya, Cross-Border Collaborative Journalism: A Step-by-Step Guide, Brigitte Alfter menjelaskan siklus enam langkah kolaborasi lintas-wilayah: gagasan sebuah investigasi bisa saja berasal dari jaringanmu, tim dibentuk, dan mereka memulai dengan sebuah rencana kemudian meriset untuk publikasi, yang kemudian mengarah ke pengembangan jaringan yang lebih luas.
• Selain itu, dengan Story Based Inquiry para jurnalis bisa menemukan cara-cara yang sangat praktis untuk memulai dan melakukan suatu investigasi. Cara-cara ini menganggap jurnalisme investigatif sebagai suatu proses terintegrasi yang terfokus pada memproduksi sebuah kisah orisinal. Buku ini memandu pembaca memahami dasar-dasar merencanakan, membangun struktur, meriset, menyusun, dan mempublikasikan sebuah investigasi. 
• Memulai jurnalisme investigatif – GIJN
• Teknik-teknik investigatif – GIJN

Coco Gubbels menyadari kebutuhan dan nilai tambah manajemen proyek dalam jurnalisme investigatif beberapa tahun lalu. Sebagai mantan jurnalis investigatif lepas dan manajer proyek dalam dunia korporasi, dia menyadari bagaimana jurnalisme kolaboratif semakin berkembang, tetapi para jurnalis masih belum memiliki keahlian yang diperlukan.

Saat ini, dia menggabungkan renjananya dalam jurnalisme investigatif dan profesinya sebagai manajer proyek dalam organisasinya yang dikelola sendiri, PM-IJ: Project Management in Investigative Journalism. Sebagai manajer proyek lepas, dia melakukan koordinasi investigasi internasional besar, membina dan melatih para koordinator dan menjadi mentor tim-tim lintas-wilayah. Dia adalah pendiri sebuah grup dukungan sejawat di LinkedIn untuk menciptakan sebuah jaringan manajer kolaboratif untuk belajar dan berbagi pengalaman.

Artikel ini pertama kali dipublikasikan di GIJN dengan judul “Project Management: Collaborative Journalism“. Untuk menerbitkan ulang tulisan ini, kamu bisa menghubungi GIJN Indonesia melalui surel.